1. Wanneer is deze privacyverklaring van toepassing?
Om je te helpen op deze website is het nodig om persoonsgegevens van jou te verwerken. Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die wij verzamelen, gebruiken, delen en opslaan over jou wanneer je de website bezoekt, je aanmeldt, de tools gebruikt, een gemeentelijke regeling via de website aanvraagt of wanneer je contact met ons hebt.
Deze website bevat verwijzingen naar websites van derden, zoals hyperlinks. Deze privacyverklaring is niet van toepassing op het verzamelen van gegevens via die websites en wij zijn daar ook niet verantwoordelijk voor. Zie het privacybeleid van de desbetreffende website (indien aanwezig) voor meer informatie.
Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. De meest recente versie van de privacyverklaring is beschikbaar op de website. In geval van ingrijpende wijzigingen van deze privacyverklaring informeren we je voordat deze wijzigingen van kracht worden.
2. Wie is verantwoordelijk voor jouw gegevens?
Hoornpas is een initiatief van Gemeente Hoorn. Op de Hoornpas staan tegoeden die jij voor verschillende producten en activiteiten kunt gebruiken.
Gemeente Hoorn is verantwoordelijk voor het verwerken van je persoonsgegevens zoals nader beschreven in deze privacyverklaring. BS&F verzorgt de uitvoering en digitale ondersteuning van Hoornpas. Dit betekent dat BS&F wordt ingeschakeld als verwerker door Gemeente Hoorn ter ondersteuning bij de uitoefening van hun wettelijke bevoegdheden op basis van de Gemeentewet en/of de Participatiewet.
Gemeente Hoorn en BS&F hebben een verwerkersovereenkomst gesloten met afspraken om de rolverdeling bij de verwerking van persoonsgegevens te verduidelijken en afspraken te maken over de invulling van onze verplichtingen uit de AVG. Doel van deze regeling is om effectieve naleving van de AVG te waarborgen en ervoor te zorgen dat je jouw rechten kunt uitoefenen.
Waar in deze privacyverklaring wordt gesproken over ‘wij’ gaat het over de gemeente, die eventueel BS&F inschakelt om hierbij te helpen.
Als je naar aanleiding van deze verklaring contact met ons wilt opnemen, dan kan dat via de contactgegevens die te vinden zijn in paragraaf 8.
3. Welke gegevens verzamelen wij en hoe komen we aan jouw gegevens?
Wij verwerken de volgende persoonsgegevens van en over jou:
(a) Naam- en contactgegevens
Dit zijn de gegevens die je zelf invoert wanneer je via de website contact met ons opneemt, zoals je voor- en achternaam, telefoonnummer en e-mailadres.
(b) Gegevens ten behoeve van het aanvragen van Hoornpas
Om via de website een aanvraag in te dienen voor de Hoornpas is het noodzakelijk om, naast de onder (a) genoemde gegevens, ook onderstaande gegevens in te vullen. Zonder deze gegevens is het niet mogelijk om via de website een aanvraag in te dienen.
Deze gegevens lever je aan door het aanvraagformulier in te vullen:
Je adresgegevens, en in voorkomend geval ook afwijkende contactgegevens (bijvoorbeeld van een bewindvoerder);
Je geboortedatum;
Je geslacht;
Je nationaliteit;
Burgerservicenummer (BSN);
Burgerlijke staat;
De samenstelling van je huishouden;
Je bankrekeningnummer (IBAN)
Het hangt van jouw situatie af welke persoonsgegevens precies nodig zijn. Niet in elk geval worden alle genoemde persoonsgegevens verwerkt.
Ook vragen we je om gegevens over je inkomen en vermogen om te bepalen of je onder de door de gemeente gestelde grens valt.
4. Voor welke doeleinden gebruiken wij jouw gegevens?
4.1 Wij gebruiken de in paragraaf 3 beschreven gegevens voor een of meer van de volgende doeleinden:
Voor het leveren van diensten en om contact met je te onderhouden
Wij gebruiken de gegevens om het voor jou mogelijk te maken om de Hoornpas af te nemen en de website te kunnen gebruiken.
Op deze website kun je je aanmelden om mee te doen aan Hoornpas. Na jouw aanmelding kan je een account aanmaken voor de Mijn-omgeving. Jij krijgt dan een unieke gebruikersnaam met wachtwoord waarmee je kan inloggen. Houd deze geheim. Ook wij kunnen niet zien wat jouw wachtwoord is omdat wij deze onomkeerbaar versleutelen. Als je je wachtwoord bent vergeten kun je een nieuw wachtwoord aanvragen. Klik daarvoor op ‘Inloggen’ rechtsboven op de pagina. Klik daarna op ‘Wachtwoord vergeten?’. We sturen je dan een nieuw wachtwoord op het bij ons bekende e-mailadres.
Wanneer je via de website een Hoornpas aanvraagt, beoordeelt Gemeente Hoorn of je hiervoor in aanmerking komt.
Wanneer je een vraag stelt via het contactformulier op de website is het nodig om jouw e-mailadres te verwerken zodat wij je een antwoord kunnen sturen.Voor onderzoek om onze diensten te verbeteren
We verwerken jouw gegevens om onze dienstverlening te kunnen evalueren en te verbeteren. We voeren bijvoorbeeld onderzoek uit naar algemene trends in het gebruik van de website en diensten en naar het gedrag en de voorkeuren van websitebezoekers.
Voor het sturen van serviceberichten en commerciële berichten
Je kunt je op de website aanmelden om e-mails te ontvangen over de Hoornpas of andere ontwikkelingen op de website of in de dienstverlening.
Voor het bijhouden van onze administratie en om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen
We verzamelen, bewaren en gebruiken jouw gegevens voor interne doeleinden, zoals voor het bijhouden van de administratie en om te voldoen aan wettelijke en fiscale verplichtingen.
4.2 Wettelijke grondslagen
We verwerken jouw gegevens enkel op grond van jouw toestemming, om te voldoen aan een wettelijke verplichting, voor de uitvoering van een overeenkomst, of op grond van onze gerechtvaardigde belangen of die van een derde. Je kunt op elk moment jouw toestemming intrekken door de specifieke instructies te volgen die worden gegeven bij de verwerking waarvoor je toestemming hebt gegeven. Bijvoorbeeld door op de afmeldlink in onze e-mails te klikken. Daarnaast kun je ook op de in ‘8. Contactgegevens’ beschreven manier contact met ons opnemen om jouw toestemming in te trekken. Indien je weigert de persoonsgegevens te verstrekken die we nodig hebben voor de uitvoering van de overeenkomst of de naleving van een wettelijke verplichting, kunnen we mogelijk niet alle diensten of de volledige diensten leveren die je bij ons hebt aangevraagd.
Indien we jouw gegevens verwerken op grond van onze gerechtvaardigde belangen of die van een derde, dan lichten we deze belangen nader toe bij de betreffende verwerkingsactiviteiten. Wil je graag de volledige belangenafweging ontvangen die wij voorafgaand hebben gemaakt, neem dan contact met ons op via de onder ‘8. Contactgegevens’ beschreven manier.
4.3 Profilering
Als je een regeling aanvraagt op de website die afhankelijk is van jouw inkomen is sprake van 'profilering' omdat jouw inkomens- en eventueel vermogenssituatie dan wordt geanalyseerd. Het gevolg hiervan is dat duidelijk wordt of je wel of geen recht hebt op de Hoornpas. Hierbij is geen sprake van geautomatiseerde besluitvorming, omdat altijd een mens meekijkt.
4.4 Doelbinding
Het is mogelijk dat jouw persoonsgegevens in bepaalde gevallen voor een ander doel worden verwerkt dan waarvoor deze oorspronkelijk zijn verzameld. Bijvoorbeeld omdat je een Hoornpas hebt aangevraagd en wij je ook willen wijzen op je recht op een andere regeling, zoals een Gemeentepolis. In dat geval wordt vooraf een zogenaamde 'doelbindingstoets' uitgevoerd om te bepalen of dit in het betreffende geval verenigbaar is met het oorspronkelijke doel van de verzameling van de gegevens.
5. Welke derden hebben toegang tot jouw gegevens?
We maken ook gebruik van derden voor het leveren van onze diensten, zoals ICT-leveranciers. Zij helpen ons onder andere bij het bouwen, uitvoeren, onderhouden en uitbreiden van de functionaliteiten op de website. Om mails aan jou te kunnen versturen maken we gebruik van Brevo (privacybeleid van Brevo) en Mailgun (privacybeleid van Mailgun).
Wij zullen verder geen gegevens aan andere categorieën partijen verstrekken dan de hierboven bedoelde, tenzij dat wettelijk is toegestaan of is verplicht.
6. Hoe beveiligen wij jouw gegevens en hoe lang bewaren wij deze?
De informatiebeveiliging van BS&F is gecertificeerd op basis van de ISO27001-normering. Dit betekent dat BS&F technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen heeft getroffen om verlies en misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot jouw persoonsgegevens te voorkomen. Hierdoor hebben bijvoorbeeld alleen bepaalde personen toegang tot jouw gegevens, is die toegang afgeschermd en wordt gebruik gemaakt van firewalls, veilige servers en overeenkomsten met derden.
Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is. Dat betekent dat wij jouw gegevens niet langer bewaren dan nodig is om de werkzaamheden uit te voeren. Het voorgaande is niet van toepassing indien wij jouw gegevens langer moeten bewaren op grond van een wettelijke verplichting. Wanneer we gegevens niet langer nodig hebben, vernietigen we deze gegevens of we anonimiseren ze, zodat ze niet meer naar jou teruggeleid kunnen worden.
7. Hoe kun je jouw wettelijke rechten uitoefenen?
Je kunt op de onder ‘8. Contactgegevens’ beschreven manier contact met ons opnemen om de rechten uit te oefenen die jou zijn toegekend op grond van toepasselijke wet- en regelgeving op het gebied van gegevensbescherming, waaronder het recht (1) tot inzage, (2) op rectificatie, (3) op verwijdering, (4) op beperking van de verwerking van jouw gegevens, (5) om jouw gegevens over te dragen, en (6) om bezwaar te maken tegen de verwerking.
NB. We zullen je in bepaalde gevallen vragen om aanvullende informatie zodat wij jouw identiteit kunnen vaststellen.
Recht tot inzage
Je kunt ons vragen of wij persoonsgegevens van jou verwerken en je kunt inzage verkrijgen in deze gegevens door het ontvangen van een afschrift daarvan. Als we reageren op jouw verzoek tot inzage verstrekken we je ook aanvullende informatie, zoals het doel van de verwerking, de betrokken categorieën persoonsgegevens en andere informatie die je nodig hebt om dit recht goed uit te kunnen oefenen.
Recht op rectificatie
Je hebt het recht jouw gegevens te rectificeren wanneer deze onjuist of onvolledig zijn. Op jouw verzoek verbeteren we onjuiste persoonsgegevens over jou, en vullen wij onvolledige persoonsgegevens aan, rekening houdend met de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt, dit kan ook de afgifte van een aanvullende verklaring inhouden.
Recht op verwijdering
Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens te laten wissen. Dit betekent dat wij jouw persoonsgegevens verwijderen en, voor zover mogelijk, dat andere verwerkingsverantwoordelijken met wie wij jouw gegevens hebben gedeeld dat ook doen. Overigens vindt verwijdering van jouw persoonsgegevens slechts in bepaalde, door de wet voorgeschreven gevallen plaats; deze gevallen staan vermeld in artikel 17 van de AVG. Dit betreft onder meer gevallen waarin jouw persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor ze oorspronkelijk waren verzameld en gevallen waarin zij onrechtmatig zijn verwerkt. Vanwege de wijze waarop wij bepaalde diensten inrichten, kan het enige tijd duren voordat back-ups zijn gewist.
Recht op beperking van verwerking
Je hebt het recht de verwerking van jouw persoonsgegevens te laten beperken, wat inhoudt dat de verwerking van jouw gegevens gedurende een bepaalde tijd wordt opgeschort. Omstandigheden die aanleiding kunnen geven tot uitoefening van dit recht zijn bijvoorbeeld gevallen waarin de juistheid van jouw persoonsgegevens wordt betwist maar er enige tijd gemoeid is met het verifiëren daarvan. Dit recht belet ons niet om jouw persoonsgegevens te blijven opslaan. Voordat de beperking wordt opgeheven word je daarvan op de hoogte gesteld.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Het recht op overdraagbaarheid van gegevens houdt in dat je het recht hebt de op jou betrekking hebbende persoonsgegevens, indien technisch mogelijk, in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te verkrijgen en deze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen. Op verzoek en indien technisch mogelijk, worden jouw persoonsgegevens door ons rechtstreeks overgedragen aan de andere verwerkingsverantwoordelijke.
Recht van bezwaar
Je hebt het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens. Dit houdt in dat je ons kunt verzoeken jouw persoonsgegevens niet langer te verwerken. Dit is alleen van toepassing indien ‘gerechtvaardigde belangen’ (met inbegrip van profileren) de rechtsgrond voor de verwerking vormt (zie ‘4. Voor welke doeleinden gebruiken wij jouw gegevens?’). Wanneer jouw persoonsgegevens worden verwerkt voor direct-marketingdoeleinden, met inbegrip van profileren, voor zover dergelijke profilering verband houdt met direct marketing, heb je te allen tijde het recht hiertegen kosteloos bezwaar te maken. Wanneer je dit recht uitoefent worden jouw persoonsgegevens niet langer door ons voor dit doel verwerkt.
Er kunnen zich situaties voordoen waarin wij gerechtigd zijn de in dit artikel bedoelde rechten te ontzeggen of beperken. In alle gevallen maken wij een zorgvuldige afweging of hiertoe reden bestaat en stellen wij je daarvan op de hoogte.
Zo kan het recht tot inzage worden ontzegd wanneer dit nodig is om de rechten en vrijheden van andere personen te beschermen, of kan geweigerd worden jouw persoonsgegevens te wissen indien de verwerking van deze gegevens nodig is ter nakoming van wettelijke verplichtingen. Je hebt altijd het recht om jouw toestemming in te trekken. Als je besluit jouw toestemming in te trekken voor bepaalde verwerkingen, heeft dat geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerkingen die tot op dat moment zijn uitgevoerd. Het recht op overdraagbaarheid van gegevens kan niet worden uitgeoefend wanneer deze persoonsgegevens niet door jou zijn verstrekt of wanneer de gegevens niet op basis van jouw toestemming of ter uitvoering van een overeenkomst door ons zijn verwerkt.
Op grond van de privacywetgeving heb je ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
8. Contactgegevens
Wij horen het graag als je vragen, opmerkingen of klachten hebt over deze privacyverklaring of de verwerking van jouw persoonsgegevens. Je kunt ons bereiken via het contactformulier.
Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 01-09-2023 en vervangt alle eerdere versies.